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Wir fliegen seit 50 Jahren zum Mond, bauen selbstfahrende Elektrofahrzeuge und benutzen in vielen Bereichen bereits künstliche Intelligenz. Muss dann heute eine Kontaktnachverfolgung zwangsläufig eine Zettelwirtschaft sein oder darf es auch unkompliziert digital sein?

In Zeiten von Corona sind Seminaranbieter zunehmend stark interessiert und/oder sogar verpflichtet, Teilnehmende bei Seminaren für eine exakte Kontaktnachverfolgung zu erfassen. Nur so können Kontakte einfach nachverfolgt und die Pandemie dauerhaft eingedämmt werden.

Die Vorgehensweisen sind dabei sehr unterschiedlich. Viele Seminaranbieter arbeiten immer noch mit Papier-Listen, die nach aktueller Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) grundsätzlich nicht erlaubt sind, da Listen öffentlich mit den Daten der Teilnehmenden herumgegeben werden. Die Alternative sind einzelne Papierformulare, auf die Teilnehmende ihre Daten eintragen müssen. Zusätzlich müssen dann noch vorgeschriebene Teilnehmerdokumentationen und Teilnehmerdatenstammblätter geführt werden. Damit ist das Papier-Chaos dann perfekt.

Der Umgang mit diesen “Zetteln” ist sehr nervig. Nicht nur bei einer monatlich hohen Teilnehmerquote und einer Löschfrist von 4 Wochen muss man die einzelnen Stapel gewissenhaft im Auge behalten, damit das Ganze mit dem Datenschutz konform ist. Außerdem ist in einigen Unternehmen auch schnell mal ein Ordner voll – und wenn es drauf ankommt, kann man ggf. die Schrift gar nicht mehr richtig lesen.

Mittlerweile gibt es auch ein paar Anbieter, die Smartphone-Apps zur Kontaktverfolgung zur Verfügung stellen. Doch hierbei ist der Besucher häufig gezwungen, die App zu installieren und sich zu registrieren. Außerdem sind viele Apps auch für den Benutzer kostenpflichtig. Eine Lösung sollte auf Installationen und dauerhafte Registrierungen der Besucher verzichten.

Geht das nicht auch einfacher?

Wir haben uns auf die Suche gemacht und den Markt mal durchleuchtet. Für eine neutrale Bewertung haben wir uns ein Kriterienkatalog erstellt und diverse Anwendungen mal in der Praxis getestet.

Unsere Must-have-Kriterien

  • Einfacher Zugang ohne technisches Know-how
  • Kein Download für Teilnehmende notwendig
  • 100% kontaktlose Erfassung
  • Einfacher Export der Daten
  • Datenspeicherung in Deutschland (DSGVO)
  • Vollautomatisches Löschen der Daten
  • Schnelle Ladezeiten

 

Als erstes haben wir uns die App von pass4all angesehen. Die App ist in den Stores App Store (Apple) und Google Play (Android) zum kostenlosen Download verfügbar. Der Anbieter verspricht eine App-Lösung, die eine anonyme Besuchererfassung von Gästen in öffentlichen und privaten Einrichtungen sowie bei Veranstaltungen gewährleistet. Die Daten werden dabei bereits auf dem Handy verschlüsselt. Das heißt, weder der Betreiber des Ortes noch andere Gäste erhalten einen Blick auf die persönlichen Informationen. Auch ist pass4all komplett werbefrei. Entsprechend den Datenschutzvorgaben werden die Daten automatisch gelöscht. Es gibt verschiedene nützliche Tools innerhalb der App, so zum Beispiel die Möglichkeit, dass Teilnehmende eine Gesundheitsbestätigung eintragen können. Für Veranstalter und für eine einwandfreie Nachverfolgung dürfte hilfreich sein, dass Teilnehmende mit bestimmten Tischen, Stühlen oder Eingängen verknüpft werden können. Ein QR-Code erleichtert die Registrierung am Seminarort.

Für die Teilnehmenden ist die App und deren Benutzung kostenfrei. Für den (Seminar)-Veranstalter fallen allerdings, je nach Größe des Unternehmens, zum Teil saftige Gebühren an. Für einen Standort und bis zu 5000 Teilnehmende kostet die Nutzung im Tarif EasyS 20,00 EUR pro Monat zzgl. einmalig 29,95 EUR (Preise netto). Werden mehr Standorte benötigt (z. B. bei Inhouse-Seminaren), so muss schon der Tarif EasyL mit satten 90,00 EUR pro Monat gewählt werden. Die Einrichtung soll laut Anbieter reibungslos und einfach funktionieren.

Vorteile:

  • Für Teilnehmende kostenlos
  • Sichere Speicherung der Daten (DSGVO-konform)
  • Einfache Anwendung durch QR-Code
  • Werbefrei

Nachteile:

  • Teilnehmende müssen zwingend ein Smartphone haben; eine App herunterladen (nicht webbasiert)
  • Für mehr als 1 Seminarort recht teuer

 

Als Alternative zu pass4all konnten wir eine sehr interessante Lösung der Bunter Vogel GmbH & Co. KG aus Sundern testen. Der Inhaber Marc Willecke ist Datenschutzprofi und bietet mit seiner Web-basierten Anwendung eine sehr einfache, effektive Planung und Abwicklung von Veranstaltungen ohne aufwendige Downloads.

Die Anwendung ist innerhalb weniger Minuten einsatzbereit. Der Download einer App ist nicht notwendig. Die Kontaktdatenerfassung erfolgt über ein mobiles Endgerät der Teilnehmenden oder alternativ über ein vom Seminarveranstalter zur Verfügung gestelltes Tablet, Mobiltelefon oder ähnliches. Teilnehmende scannen dann einfach den QR-Code, geben ihre persönlichen Daten ein und die digitale Kontaktnachverfolgung ist abgeschlossen. Die Anwendung läuft zuverlässig, schnell und vor allem absolut DSGVO-konform. Auf Wunsch kann die Anwendung auch individuell auf den Einsatzzweck und/oder den Veranstalter angepasst werden. Die rechtlichen Vorgaben zur Informationspflicht über den Verwendungszweck der Datenverarbeitung werden bereits bei der Erfassung erfüllt. Kundenkontaktdaten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht. Erfassende Veranstalter brauchen sich um nichts mehr kümmern. Keine manuellen Listen, kein Risiko von Datenschutzverletzungen.

Ein zusätzliches und nicht uninteressantes Feature aus dem WiSiGN Produktportfolio ist das wiederverwendbare Namensschild im Besitz eines jeden registrierten Benutzers. Das Namensschild verfügt über intelligente Merkmale wie QR-Code mit RFID-Chip und einer global gültigen WiSiGN-ID. Mit seiner WiSiGN-ID kann der Besucher einer Veranstaltung leicht und schnell identifiziert werden.

Für Teilnehmende ist die Erfassung der Kontaktdaten kostenlos. Auch für Veranstalter fallen keine weiteren nutzungsabhängigen Gebühren an. Die Gebühren für den (Seminar)-Veranstalter sind mit 19,00 EUR (netto) pro Monat durchaus moderat. In diesem monatlichen Obolus sind maximal 20 Veranstaltungen, an 20 unterschiedlichen Orten und eine unbegrenzte Teilnehmerzahl enthalten. Diese faire Preisgestaltung in der der Art eines Festpreises, macht das Thema digitale Kontaktnachverfolgung bereits im Vorfeld entspannt kalkulierbar.

Vorteile:

  • Für Teilnehmende kostenlos; keine nutzungsabhängigen Zusatzgebühren
  • Kein Download notwendig (Web-basiert)
  • Sichere Speicherung der Daten (DSGVO-konform)
  • Besucherlisten / Teilnahmelisten als Nachweis
  • Einfache Anwendung durch QR-Code
  • Optional individuell anpassbar und werbefrei
  • Kostenloser Support per Telefon und E-Mail

Nachteile:

  • Keine

 

Unser Fazit
Die digitale Kontaktnachverfolgung ist kein Buch mit sieben Siegeln. Es gibt viele Anwendungen am Markt, von denen wir beispielhaft hier zwei ausführlicher vorgestellt haben. Wir finden die Lösung WiSiGN, nicht nur preislich, sondern auch von der einfachen Anwendung, äußerst attraktiv und fair.