Tatsächliche Fahrtkosten statt nur Pauschale absetzen

Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick auf die Hintergründe werfen und herausfinden, warum es vielleicht an der Zeit ist, sich von der Wegepauschale zu verabschieden und stattdessen die tatsächlichen Fahrtkosten geltend zu machen. Bereit für ein bisschen Steuer-Insider-Wissen?

Viele Selbstständige machen von dieser Möglichkeit Gebrauch – und das nicht nur, weil es einfacher und bequemer: Oft ist es auch finanziell günstiger. Keineswegs in jedem Fall günstiger ist es jedoch, bei betrieblicher Nutzung von Privat-Pkw die steuerliche Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer abzurechnen. Was viele Unternehmer nicht wissen: Statt der dürftigen Pauschale dürfen Sie auch die tatsächlichen Fahrzeugkosten pro gefahrenem Kilometer als steuerliche Fahrtkosten ansetzen.

Ein Fahrtenbuch ist für die Kostenerhebung eines Privat-Pkw nicht erforderlich: Vielmehr genügt es, in einer Nebenrechnung sämtliche Fahrzeugkosten (inklusive Abschreibungen!) zu erfassen und durch die Gesamtzahl der insgesamt gefahrenen Kilometer zu teilen. Auf diese Weise ermitteln Sie Ihre ganz persönliche Kilometer-Kostenpauschale: Und die liegt erfahrungsgemäß vielfach weit über der amtlichen 30-Cent-Marke!

Die wichtigsten Punkte zuerst

Staatliche Unterstützung: Der Staat gewährt eine Entfernungspauschale von derzeit 30 Cent pro Kilometer für die einfache tägliche Fahrtstrecke zur Arbeit. Das ist deine Belohnung für die täglichen Kilometer auf der Straße.

Pendlerpauschale im Fokus: Die Pendlerpauschale ist der Schlüssel. Die Kosten für deinen Arbeitsweg können über diese Pauschale abgesetzt werden. Aber lohnt es sich wirklich, nur die Pauschale anzusetzen? Lassen Sie uns einen Blick auf die individuellen Fahrtkosten werfen und sehen, ob da nicht mehr drin ist.

Fahrgeld und private PKW-Nutzung: Fahrgeld und die private PKW-Nutzung spielen eine Rolle. Eine genaue Fahrtkostenabrechnung, insbesondere bei der Nutzung des eigenen PKWs, kann sich steuerlich positiv auswirken. Schauen wir uns an, wie Sie das Maximum aus Ihren Fahrtkosten herausholen können.

Das versteht man unter Fahrtkosten

Was genau verbirgt sich hinter dem Begriff "Fahrtkosten"? Eine berechtigte Frage, wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie das Maximum aus Ihren Ausgaben herausholen können. Grundsätzlich umfassen Fahrtkosten alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit deinem Arbeitsweg entstehen. Das können Benzinkosten, die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder auch Abnutzung und Verschleiß deines eigenen PKWs sein.

Es gibt zwei Hauptmöglichkeiten, wie Fahrtkosten behandelt werden können.

Erstens: Einige Unternehmen erstatten die Fahrtkosten direkt und setzen sie als Betriebsausgaben ab. Das ist natürlich eine bequeme Option, da du dich nicht um die steuerliche Abwicklung kümmern musst.

Die zweite Option betrifft Sie direkt als Mitarbeiter. Hier setzen Sie die Fahrtkosten über Ihre private Steuererklärung als Werbungskosten ab. Das betrifft vor allem die Nutzung des eigenen PKWs für dienstliche Fahrten.

Sie können dabei zwischen der Kilometergeldabrechnung und der tatsächlichen Kostenabrechnung wählen. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, also lassen Sie uns mal tiefer in die Welt der reisekosten privater PKWs und Kilometergeldabrechnung eintauchen.

Das zählt nicht unter Fahrtkosten

Es gibt jedoch auch Fälle, in denen bestimmte Fahrten nicht unter den Begriff der Fahrtkosten fallen. Zum Beispiel entstehen für einen Arbeitnehmer, der mit dem Firmenwagen unterwegs ist, keine Fahrtkosten im eigentlichen Sinne. Die Abrechnung solcher Fahrten erfolgt oft über andere Mechanismen, wie die pauschale Kilometergeldabrechnung oder die direkte Übernahme der Kosten durch das Unternehmen.

Ebenso entstehen keine Fahrtkosten, wenn der Mitarbeiter öffentliche Verkehrsmittel wie Züge, Flugzeuge oder Schiffe für dienstliche Fahrten nutzt. In solchen Fällen spielen die üblichen Fahrtkosten, wie sie für die Nutzung eines eigenen PKWs anfallen würden, keine Rolle.

Des Weiteren zählen dienstliche Fahrten mit dem Taxi nicht direkt zu den Fahrtkosten. Stattdessen werden diese Ausgaben oft in der Reisekostenabrechnung erfasst. Hier geht es weniger um die zurückgelegten Kilometer, sondern um die tatsächlichen Kosten, die für die Nutzung des Taxis anfallen. Eine klare Abgrenzung, die es zu beachten gilt, wenn es um die Abrechnung von beruflichen Fahrten geht.

Repräsentative Kostenermittlung

• Steuer
• Versicherung
• Treibstoff
• Wartung, Instandhaltung und Reperatur
• Reinigung
• anteiligen Anschaffungskosten
• Abschreibungen

(= „Abschreibungen“: Bei Neuwagen gleichmäßige Verteilung der Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer von sechs Jahren; bei Gebrauchtwagen gleichmäßige Verteilung des aktuellen Rest-Fahrzeugwerts über die voraussichtliche Restnutzungsdauer.)

Angenommen, Sie kommen auf Gesamtkosten von 8.154,50 Euro pro Jahr und sind währenddessen insgesamt 17.650 Kilometer mit deinem Fahrzeug gefahren, dann beträgt deine ganz persönliche Kilometerpauschale 0,47 Euro. Solange sich die Verhältnisse nicht gravierend ändern, genügt es, die Kosten einmalig über einen Zeitraum von 12 Monaten zu erheben – am besten während eines ganzen Kalenderjahres. Die dazugehörigen Belege müssen Sie aufbewahren. Erst wenn die Abschreibungen auslaufen oder ein Fahrzeugwechsel vorgenommen wird, sollten Sie Ihre individuellen Kilometersatz neu berechnen.“

Hinweis: Beachten Sie aber bei der ganzen Rechnerei folgendes: Sobald der Anteil, der mit Ihrem Unternehmen abgerechneten Fahrten höher ist, als der private Anteil an Fahrten mit diesem Pkw, so bucht Ihnen das Finanzamt automatisch den Pkw in das Betriebsvermögen. Das hat zur Folge, dass Sie für die vorangegangene Zeit, in der Sie Fahrtkosten mit Ihrem Unternehmen abgerechnet haben, die 1%-Regel angewendet oder alternativ ein Fahrtenbuch vorweisen müssen (was Sie sehr wahrscheinlich nicht geführt haben). In diesem Fall wird der o. g. finanzielle Vorteil ganz schnell zum teuren Nachteil!

Das steckt hinter der Pendlerpauschale

Die Pendlerpauschale ist eine Möglichkeit, Ihre Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen. Für jeden Kilometer auf dem Weg zur Arbeit werden dir dabei 30 Cent angerechnet. Klingt einfach, oder? Doch es gibt einige Details, die Sie beachten sollten.

Zunächst einmal muss die berechnete Strecke die kürzeste Verbindung zwischen deinem Wohnort und der Arbeitsstätte sein. Das heißt, es zählt nicht die landschaftlich schönste Route, sondern die effizienteste. Hier können Sie die Unterstützung von Online-Kartendiensten nutzen, um die genaue Kilometeranzahl zu ermitteln.

Die Pendlerpauschale hat auch eine Obergrenze. Sie können sie bis zu einer Höhe von 4.500 € geltend machen. Das klingt nach viel, aber je nach Distanz zwischen Wohnort und Arbeitsstätte kann es durchaus sein, dass Sie diese Grenze nicht erreichen. Es lohnt sich also, die eigenen Fahrtkosten im Blick zu behalten und zu überlegen, ob die Pauschale oder doch die genaue Kostenabrechnung für dich vorteilhafter ist.

Fahrtkosten zurückerstatten

Es klingt fast zu schön, um wahr zu sein: Die Möglichkeit, Fahrtkosten zurückzuerhalten. Aber ja, das ist durchaus möglich, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Grundsätzlich können alle Kosten, die unter den Begriff der Fahrtkosten fallen, steuerlich geltend gemacht werden. Hierbei gibt es zwei Wege, wie die Erstattung erfolgen kann.

Der Weg über die Steu­er­er­klä­rung

In vielen Fällen erstattet das Unternehmen dem Arbeitnehmer die entstandenen Fahrtkosten. Diese Erstattung wird dann als Betriebsausgabe verbucht. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Erstattung nicht zusätzlich zu den individuellen Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden kann. Hier gilt es, genau zu prüfen, welche Methode für dich steuerlich vorteilhafter ist.

Die Erstattung über das Unternehmen hat jedoch eine Obergrenze. Maximal können so 4.500 € abgesetzt werden. Dies ist die Höchstgrenze für die Pendlerpauschale, die Sie im Rahmen Ihrer Steuererklärung geltend machen können. Daher ist es ratsam, die eigenen Fahrtkosten genau zu dokumentieren und zu überlegen, welcher Weg der Abrechnung für Sie am besten geeignet ist. Denn am Ende geht es darum, das Maximum aus deinen Fahrtkosten herauszuholen.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet.